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RPA運用ルールの決め方や気を付けるべきこと

RPAネコ
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RPAネコ(@PRAneko)です!

あなたはこんな悩みを抱えていませんか?

RPAツールの運用ルールをちゃんと決めたい。どんなルールが必要なんだろう。

RPAツールを使っていく上で最低限必要なルールはどんなものかまとめてみました。ぜひ、ルール制定の参考にしてみてください。

開発ルールの決め方が気になる方は、こちらをご覧ください。

RPA依頼方法

RPAツール作成依頼の出し方は決まっていますか?依頼の窓口依頼書のフォーマットなどが決まっていると、スムーズに依頼を受け取ることができます。

RPA依頼方法で決めておきたいこと
  • 依頼書の提出先
  • 依頼受付フロー
  • 依頼書の内容
    • 依頼者の情報(部署、氏名、連絡先)
    • 業務内容
    • 現在の作業時間(作業頻度、1回あたりの作業時間、担当者数など)
    • RPA導入による効果(作業時間削減、ミス削減、品質向上など)
RPAネコ
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依頼数が少ないときはRPA担当が窓口でもいいかもしれません。しかし依頼数が増えてきたらRPA担当だけで業務全体を俯瞰して対応優先順位を決めるのは難しいです。そういった場合は、統括部門に優先順位等を判断してもらうのがお勧めです。

RPAエラー発生時の対処方法

RPAが動かなくなってしまった時にどうやって業務を遂行するか、体制表を決めておきましょう。また、エラー発生時にはRPAツールを迅速に修正できるよう、エラーログの取得方法問い合わせ先などもしっかり決めて周知しましょう。

RPA実行ルール

1日に複数のRPA実行する際には、パソコンを使う時間帯を決める必要があります。パソコンの予約方法や実行スケジュールの決め方を整理しましょう。

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どのRPAツールを何時間使ったか、後から分かるようにするとRPA効果の計測をする際に便利です。

RPA用パソコン管理

RPA用マシンの台数が少ないうちは問題になりませんが、長期的に運用するのであればRPA用パソコンの状況を管理できる仕組みを作りましょう。

RPA用パソコン管理の上で把握しておきたい情報
  • 台数
  • 保有部署
  • 設置場所
  • 設定(解像度、IE設定など)
  • RPAライセンス種類、有効期間

また、ウイルス対策ソフトやWindowsアップデート、RPAライセンスの更新時なども定期的に実施しましょう。

RPAネコ
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ライセンス更新やアップデートは意外に忘れがちです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

運用ルールを決めておくと、普段のRPA実行がスムーズに出来てやりやすくなります。また、ルールを決めるだけじゃなく全体に周知することも大事です。分かりやすく適切なルールを決めて、長期的にRPAツールを運用できる仕組みづくりをしましょう。

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