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RPAを0から導入する手順とは?実際の経験を元にご紹介!

RPAネコ
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RPAネコ(@PRAneko)です!

あなたはこんな悩みを抱えていませんか?

RPAを社内導入する事になったけど、何をしたらいいのかわからない

この記事では、RPAを0から業務導入し安定運用できる体制まで持っていく手順を紹介します。

私自身、RPAの社内導入に0から携わり最初は分からない事も多く失敗も沢山ありました。ですが今では、数千時間の稼働削減効果を出すこともでき、ちゃんとした運用体制をつくることもできています。

その中で学んだ事や失敗した事、もっとこうすればよかったなと思う事がたくさんあります。ですので、こらから初めてRPA導入する方がスムーズに進められるようにこの記事を書きました。是非ご覧ください。

RPA導入の検討

RPA導入の検討をするに当たり「RPA導入で効果が見込める業務があるか」を確かめる必要があります。そのためには、部署全体の業務を棚卸しして、業務を洗い出す必要があります。

業務を洗い出した結果効果が見込める業務があればRPA導入に向けてスタートしましょう。ただし、効果は RPA導入のコストも加味して評価しましょう。

効果の例

  • 残業時間が減る
  • ミスの削減
  • 時間が出来た分新しい業務に取り組める。既存業務をより多くこなせる。

コストの例

  • RPAを実行するパソコン、サーバ代
  • RPAライセンス代
  • RPA開発に必要な費用(人件費など)

トライアル

いきなり本格導入は難しいので、まずは簡単な業務のRPAトライアルから始めましょう。トライアルのステップは以下の通りです。

RPAトライアルのステップ
  1. トライアルする業務をえらぶ
  2. RPA開発方法を決める
  3. 使用するRPAソフトを決める
  4. 実際にRPAツールを作ってみる
  5. 振り返りを行う

トライアルする業務を選ぶ

トライアルする業務は、以下の条件で選ぶと良いでしょう。

トライアルにおすすめな業務の条件
  • ルールが明確に決まっている
  • 複雑な条件が少ない
  • 単純作業
  • 人が判断しなければならない部分はなく、自動化しても問題はない
  • ルール変更やシステムの変更が少ない

トライアルでは、簡単なRPAツールをつくることを意識して業務を選ぶのがオススメです。

RPA開発方法を決める

RPA開発方法として、主に以下の3つが挙げられます。

RPA開発方法の例
  1. 社内でRPAエンジニアを育成する
  2. 新たにRPAエンジニアを雇用する
  3. RPAツール開発をしてる会社に依頼する

RPAエンジニアの社内で育成するのは、社内で作成スキルを蓄積できるメリットがありますが、RPAを0から学ぶ必要があります。外部のRPAエンジニアに頼むの場合は、はじめからRPAに詳しい人がつくってくれますが、社内業務を詳しく知っているわけではないので勘違いが発生する可能性があります。

RPAネコ
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私のいる会社では社内でRPAエンジニアを育成しています。

RPAソフトを決める

実はRPAソフトはいろいろな種類があります。主に使われているのは以下のソフトです。

  • WinActor
  • UiPath
  • BizRobo
  • Automation Anywhere

それぞれ使い心地や価格など異なります。どのソフトも無料評価版があるので実際に使って試してみてください。

実際にRPAツールをつくって実行してみる

RPAソフト、開発方法、トライアル業務が決まったら、早速RPAツールをつくりましょう。そして、実際に業務をされてる方に実行してもらって使い心地を確かめます。

RPAネコ
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RPAが間違った処理をしても大丈夫なように、少ない件数で動かしたり、修正出来る体制を準備しておこう!

振り返りを行う

RPAをつくって実行してみたら、必ず振り返りを行いましょう。より効果を出して行くためには振り返ってみて、問題点や課題を洗い出す事が必要です。

振り返りの例
  • RPAツールの正確性、実行スピードは業務を行う上で充分な水準だったか
  • RPAツールをつくってみての課題
    • 意外につくるのが難しい。
    • 作成に意外に時間がかかる。
    • エラーでよく止まる。
  • RPAツールを実行してみた時の課題
    • 業務の流れが滞る部分があった。
    • RPA実行の準備が面倒だった。

RPAネコ
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ただつくって実行できた!で終わってはいけません。RPAを長く使っていくために、問題を洗い出して1つずつ解決しましょう

運用体制をつくる

トライアルの結果を元に運用体制を決めましょう。意外と適当にしがちな部分ですが、運用体制がしっかりしてないとトライアル時のメンバーがいなくなった時が大変です。RPAを使ったりメンテナンスするのが難しくなってしまいます。運用体制を決める事は、長い期間RPAを使っていくためにとても重要です。

役割分担を決める

RPAに関わる全ての業務を1部門(または1担当)が行うのは難しいです。役割分担を決めて進める事をオススメします。

役割分担の例
  • RPAで自動化する業務の選定(業務統括部門)
  • RPAツールの開発、メンテナンス(RPA開発チーム)
  • RPAツールの実行(各業務の担当部門)

得意な部門で業務を分担するとスムーズに進みやすいです。

ルールを決める

主に下記のルールを決めておくと良いでしょう。

決めておきたいルール
  • RPA作成依頼フロー
  • RPA開発フロー
  • RPA実行ルール
    • RPA用パソコンの予約方法

RPA運用ルールについてはこちら、RPA開発フローについてはこちらを参考にしてみてください。

ドキュメンの書式を決める

ドキュメントを残しておくと、使い方も振り返れますし新しい人が実行やメンテナンスをする時に役立ちます。ぜひ残しておきましょう。

残しておきたいドキュメント
  • RPA作成依頼書
  • RPAツール利用マニュアル
  • RPAツール仕様書

利用マニュアル作成方法はこちら、仕様書作成方法についてはこちらを参考にしてみてください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

RPAを導入し安定運用まで持って行くにはルール作りや体制作りが重要です。

たしかに、RPAソフトを買ってとりあえず適当な業務を自動化する、だけでもRPA導入は出来ます。ですが、メンバーが変わった時やRPAツールが増えてきた時にパンクしてしまう可能性が高いです。

ぜひ導入だけでなく、運用にも目を向けてRPAに取り組んでみてください。

▼本気でRPAをマスターしたいならこちらをチェック

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