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RPA推進に必須!仕様書の作り方

RPAネコ
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RPAネコ(@PRAneko)です!

あなたはこんな悩みを抱えていませんか

  • 仕様書に何を書けばいいかわからない
  • ツール内容は作った人しか知らないため、今後の運用を考えると不安

この記事はそんなお悩みを仕様書を作成によって解決します。

記事の後半では、仕様書の例も置いてますので是非参考にしてください。

仕様書を残す目的

仕様書を残すなんて面倒くさいと思う方もいるかもしれません。ですが、仕様が決まっていれば、30分~1時間程度で作れます。

しかし、ツールに修正が必要になったとき、仕様がよくわからない担当者が仕様書無しで取り組むとなると2週間以上は調査や検証に時間を取られるでしょう(2週間で済めばいい方かもしれません)。仕様を熟知している方がいたとしても属人的なツールになってしまい、他担当者によるメンテナンスが難しくなります。長期的に考えれば、仕様書を残した方が楽なのです。

仕様書を残すメリット
  • メンテナンス性の向上につながる
  • RPAツールを長く運用できる
  • 仕様書を見るだけで他の担当者もツールの内容が分かる

RPAネコ
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他人が作ったツールを仕様書無しで調査して、メンテナンスするって本当大変…(体験談)。仕様書はちゃんと残そう!

仕様書に必要な項目

仕様書には以下の内容が必要です。次のトピックで仕様書例をお見せします。

仕様書の項目
  • ツール概要
    そのツールはどんな事に使うものでどういった処理なのか、知らない人が見ても分かるように詳しく書きましょう。
  • ツール実行に必要なもの
    (例)必要なファイルやシステム権限など
  • ツールの改訂履歴
    ツールのバージョンや修正した日付、修正内容などを書きましょう。
  • 処理の流れ(画面キャプチャまたは動画付き)
    どのような画面でどのような処理をするのか、スクリーンショット画像と一緒に記録しましょう。動画で作業の様子を撮影してもいいでしょう。
  • フローチャート
    複雑な処理はフローチャートの方が見やすいので必ず残しましょう。
RPAネコ
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用語は統一しましょう。複雑な処理や独特な処理はどうしてそのような処理なのか経緯や補足を入れましょう。

仕様書例

今回は、猫図鑑というwebページに猫の名前を登録するRPAツールを例にします。(架空のシステム、架空のRPAツールです。)

  1. ツール概要
    webシステム「猫図鑑」に猫の名前を登録します。猫の名前は入力ファイル.xlsxのアクティブシートA列から取得します。処理結果は、ログファイルに出力されます。ログファイルはRPAツールと同じフォルダに「log_yyyymmdd.txt」という名前で作成されます。
  2. ツール実行に必要なもの
    • ログインID、ログインパスワード
    • 猫名登録権限
    • 入力ファイル.xlsx(RPAツールと同じフォルダに格納する)
  3. ツール改定履歴
    2019/2/2 ver1.0 リリース
    2019/3/3 ver1.1 ログイン失敗時に警告メッセージを出す仕様に変更しました。

4.処理の流れ

5.フローチャート

まとめ

いかがでしたでしょうか。
仕様書に必要な項目をまとめると以下の通りになります。

仕様書の項目
  1. ツール概要
  2. ツール実行に必要なもの
  3. ツール改定履歴
  4. 処理の流れ(画面キャプチャまたは動画付き)
  5. フローチャート

その他必要な点がございましたら、適宜追加してご利用ください。仕様書を作成して、さらにRPA導入を推進しましょう!

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