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RPA推進に必須!利用マニュアルの作り方

RPAネコ
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RPAネコ(@PRAneko)です!

あなたはこんな悩みを抱えていませんか

  • RPAツールの使い方をなかなか覚えてもらえない。
  • 疑問やエラーがある度ツール作成者が対応するので、他の業務が進まない。

この記事はそんなお悩みを利用マニュアルを作成によって解決します。

記事の後半では、利用マニュアルの例も置いてますので是非参考にしてください。

利用マニュアルを残す目的

利用マニュアルを残すなんて面倒くさいと思う方もいるかもしれません。ですが慣れれば、30分~1時間程度で作れます。

しかし「使い方が分からない」「このエラーメッセージの意味が分からない」といった対応を全部RPAツール作成者がするのはよくありません。新しいRPAツールを作成する時間が無くなってしまい大きな機会損失につながります。長期的に考えれば、仕様書利用マニュアルを残した方がいいでしょう。

RPAネコ
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マニュアルがあった方が、RPA利用のハードルも下がります

利用マニュアルに必要な項目

利用マニュアルには以下の内容が必要です。次のトピックで例をお見せします。

利用マニュアルの項目
  • ツール概要
    そのツールはどんな事に使うものでどういった処理なのか、知らない人が見ても分かるように詳しく書きましょう。
  • ツール実行に必要なもの
    (例)必要なファイルやシステム権限など
  • ツール改定履歴
    ツールのバージョンや修正した日付、修正内容などを書きましょう。
  • 使い方
    RPAツールを使う際の流れをわかりやすく書きましょう。
  • 使用上の注意
    注意すべき部分があればわかりやすく書きましょう。
  • トラブル対応方法
    RPAツールがエラーを出したときにどのように対処すればいいか書きましょう。
  • 問い合わせ先
    エラー対応や修正依頼などを依頼する連絡先を記載しましょう。
RPAネコ
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RPA初心者でも分かりやすいように、専門用語などは使わない簡単な文章にしましょう。

利用マニュアル例

今回は、猫図鑑というwebページに猫の名前を登録するRPAツールを例にします。(架空のシステム、架空のRPAツールです。)

  1. ツール概要
    webシステム「猫図鑑」に猫の名前を登録します。猫の名前は入力ファイル.xlsxのA列から取得します。処理結果は、ログファイルに出力されます。ログファイルはRPAツールと同じフォルダに「log_yyyymmdd.txt」という名前で作成されます。
  2. ツール実行に必要なもの
    • ログインID、ログインパスワード
    • 猫名登録権限
    • 入力ファイル.xlsx(RPAツールと同じフォルダに格納する)
  3. ツール改定履歴
    2019/2/2 ver1.0 リリース
    2019/3/3 ver1.1 ログイン失敗時に警告メッセージを出す仕様に変更しました。
  4. 使い方
    1. 入力ファイル.xlsxのA列に登録したい猫の名前を書いてください。入力ファイル.xlsxはRPAツールと同じフォルダに置いてください。
    2. 全てのIE画面、エクセル画面を閉じてください。
    3. RPAツール「猫名登録RPA.umsX」を開き、実行ボタンをクリックしてください。
    4. 実行完了後、RPAツールと同じフォルダに「log_yyyymmdd.txt」という名前でログファイルが作成されます。ログファイルで実行結果を確認してください。
  5. 使用上の注意
    入力ファイル名は必ず、「入力ファイル.xlsx」にしてください。
  6. トラブル対応方法
    • エラーログ「猫の名前の登録に失敗しました」が出た時
      入力ファイルの猫の名前に、使用不可な文字列が入っています。
  7. 問い合わせ先
    ○○株式会社 〇〇部門 RPA推進担当
    外線:00-0000-0000
    内線:000000

まとめ

いかがでしたでしょうか。
利用マニュアルに必要な項目をまとめると以下の通りになります。

利用マニュアルの項目
  1. ツール概要
  2. ツール実行に必要なもの
  3. ツール改定履歴
  4. 使い方
  5. 使用上の注意
  6. トラブル対応
  7. 問い合わせ先

その他必要な点がございましたら、適宜追加してご利用ください。利用マニュアルを作成して、さらにRPA導入を推進しましょう!

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