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横展開しやすいRPAツールの作り方

RPAネコ
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RPAネコ(@PRAneko)です!

RPAツールを1つの部門だけじゃなく、もっと広げて複数の部門で使いたい。

こう考えているRPA担当者は多いのではないでしょうか。RPAツールを横展開できれば、1つのRPAツールを作る労力だけでたくさんの稼働削減効果を見込めます。ですが、横展開するにあたって、不安な要素もあります。

同じ業務でも、部署や担当ごとに微妙に異なる。部署や担当に合わせてRPAツールを作り直して、それぞれメンテナンスするのは稼働が大きすぎる。

広く展開した時、それぞれの問い合わせ対応や修正依頼に対応できるか不安。

今回は、RPAツールの作り方の観点からこれらの不安要素を小さくしていきます。

横展開しやすいRPAツールの条件

横展開しやすいRPAツールの条件として3つ挙げれます。

横展開しやすいRPAツールの条件
  1. 汎用性が高い
  2. メンテナンス性が高い
  3. 使いやすい

この3つを満たすにはどうすればよいのでしょうか。

汎用性を高めるには

まずは事前に似た業務を洗い出し、それら全部ヒアリングしましょう。大変だと感じるかもしれません。しかし、横展開してからどの部署でも使えるRPAツールに作り替える方がかなり大変です。

ヒアリングが完了したら、一部の部署でしか使わない機能を洗い出します。これらの独自機能は、RPAツールに読み込ませる設定ファイルで、機能自体を有効または無効にしたり、機能の内容を変えたり出来るようにしましょう。

こうすることでRPAツールの修正をしなくても設定ファイルを変えればどこの部署でも使えるのでメンテナンスのコストを下げられます。

また、固定値なども出来るだけRPAツールでは持たず設定ファイルで持つようにした方がよいでしょう。

具体例

あるRPAツールを横展開するにあたり総務部と営業部で違う部分がありました。

  • 総務部では、部署コードを002で固定し、進捗報告処理はいらない。
  • 営業部では、部署コードを004で固定し、進捗報告処理を実行してほしい。

このような場合、以下のようなRPAツールを作れば、設定ファイルを変えるだけでどちらの部署でも使えます。

架空の業務、架空のRPAツールです。実在するものとは関係ありません。

メンテナンス性を高めるには

開発ルールを決める

開発ルールを統一しましょう。変数の命名規則やRPAツールバージョン管理方法、よく使う処理の共通化などです。こうすることで、RPA担当であれば誰でも容易にメンテナンスすることが出来ます。

仕様書を残す

必ずRPAツールの仕様書を残しましょう。こうすることで、RPAツールの仕組みを後から振り返ることが可能になります。仕様書の作り方は下記をご覧ください。

使いやすくするためには

横展開するにあたり、様々な社員にRPAツールを使ってもらう事になります。全員に継続的にサポートするのは難しいでしょう。ですので、使い方やトラブルシューティングが出来るように利用マニュアルを残して置きましょう

利用マニュアルの作り方は下記の記事を参考にしてください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

以下の3つを守るだけでRPAツールの横展開のハードルがだいぶ下がるはずです。どれも難しいことではないので是非実施してみてください。

横展開しやすいRPAツールの条件
  1. 汎用性が高い
  2. メンテナンス性が高い
  3. 使いやすい
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